Privacy Policy and Event Registration Terms
Ibiza MICE Summit® 2026
1. Event organiser and data controller
The organiser and data controller of the event registration is:
Santa Eulària des Riu XXI S.A.U.
Event: Ibiza MICE Summit® 2026
Contact email: info@ibizamicesummit.com
For any question related to registration, data protection, image rights or event communications, participants may contact us at info@ibizamicesummit.com.
2. Purpose of data collection
By registering for Ibiza MICE Summit®, the participant authorises the organiser to collect and process the personal data provided in the registration form for the following purposes:
- Managing event registration and attendance.
- Preparing attendee lists, badges, QR codes and access control.
- Sending confirmation emails, event updates and practical information.
- Managing communication before, during and after the event.
- Sharing relevant registration information with event partners, sponsors, collaborators, venues and service providers when necessary for the organisation, promotion or operation of the event.
- Sending commercial, promotional or informational communications related to Ibiza MICE Summit®, MICE activities, future editions, partners, sponsors or related professional events.
- Preparing event statistics, reports and internal organisation documents.
- Ensuring security, accreditation and correct event management.
3. Data collected
The data collected may include, depending on the form used:
- First name and last name.
- Email address.
- Company name.
- Job title.
- Country or region.
- Telephone number, where applicable.
- Professional sector or activity.
- Attendance category.
- Registration date and confirmation status.
- QR code or badge identification.
- Any other information voluntarily provided by the participant.
4. Sharing of data with partners and collaborators
By registering, the participant acknowledges and accepts that their professional registration data may be shared with selected event partners, sponsors, collaborators, exhibitors, institutional partners, venues, technical providers and service suppliers when this is necessary or useful for the organisation, promotion, networking or commercial development of the event.
This may include attendee lists, company information, professional contact details, registration status or other relevant information related to the participant’s professional attendance.
5. Image, video and audio rights
Ibiza MICE Summit® is a public professional event where photography, video and audio recordings may take place.
By registering and attending the event, the participant authorises the organiser, partners and authorised media teams to capture, record, reproduce, publish and use their image, voice and participation in photographs, videos, interviews, event summaries, promotional materials, press releases, websites, newsletters, magazines and social media channels.
This authorisation includes publication on, among others:
- The official Ibiza MICE Summit® website.
- Social media channels such as LinkedIn, Instagram, Facebook and YouTube.
- Printed or digital event magazines.
- Institutional and partner communication channels.
- Future promotional materials related to the event or its next editions.
The participant understands that images may be used for communication, promotional, commercial and historical purposes related to Ibiza MICE Summit® and the MICE sector.
6. Commercial communications
By submitting the registration form, the participant agrees to receive communications related to Ibiza MICE Summit®, including event updates, practical information, partner news, future editions, invitations, professional opportunities and related MICE industry content.
Participants may request to stop receiving these communications at any time by writing to:
7. Legal basis for processing
The processing of personal data is based on the participant’s consent, the need to manage registration and attendance, the legitimate interest of the organiser in promoting and managing the event, and compliance with legal obligations where applicable.
8. Data retention
Personal data may be retained for the time necessary to manage the event, comply with legal obligations, maintain event records, prepare reports and communicate future editions or related professional activities, unless the participant requests deletion where legally possible.
9. Participant rights
Participants may exercise their rights of access, rectification, erasure, restriction of processing, objection and portability by contacting:
The request must clearly identify the participant and the right they wish to exercise.
10. Event attendance and liability
Attendance at Ibiza MICE Summit® is voluntary. Participants are responsible for their own personal belongings, travel arrangements, health condition and behaviour during the event.
The organiser will take reasonable measures to ensure the correct organisation and safety of the event, but shall not be liable for personal loss, theft, damage, travel disruption, cancellation of external services, personal incidents or circumstances beyond its reasonable control.
The organiser reserves the right to modify the programme, schedule, speakers, venue arrangements or event format when necessary for organisational, technical, security or force majeure reasons.
11. Acceptance
By registering for Ibiza MICE Summit®, the participant confirms that they have read and accepted this Privacy Policy and Event Registration Terms.
VERSIÓN EN ESPAÑOL
Política de Privacidad y Condiciones de Registro del Evento
Ibiza MICE Summit® 2026
1. Organizador del evento y responsable del tratamiento
El organizador y responsable del tratamiento de los datos de registro del evento es:
Santa Eulària des Riu XXI S.A.U.
Evento: Ibiza MICE Summit® 2026
Correo de contacto: info@ibizamicesummit.com
Para cualquier consulta relacionada con el registro, protección de datos, derechos de imagen o comunicaciones del evento, los participantes pueden contactar a través de info@ibizamicesummit.com.
2. Finalidad de la recogida de datos
Al registrarse en Ibiza MICE Summit®, el participante autoriza al organizador a recoger y tratar los datos personales facilitados en el formulario de inscripción para las siguientes finalidades:
- Gestionar la inscripción y asistencia al evento.
- Preparar listados de asistentes, acreditaciones, códigos QR y control de acceso.
- Enviar confirmaciones, actualizaciones e información práctica del evento.
- Gestionar la comunicación antes, durante y después del evento.
- Compartir información relevante de registro con colaboradores, patrocinadores, expositores, instituciones, espacios, proveedores técnicos y empresas de servicios cuando sea necesario para la organización, promoción o desarrollo del evento.
- Enviar comunicaciones comerciales, promocionales o informativas relacionadas con Ibiza MICE Summit®, actividades MICE, futuras ediciones, colaboradores, patrocinadores o eventos profesionales relacionados.
- Elaborar estadísticas, informes y documentación interna del evento.
- Garantizar la seguridad, acreditación y correcta gestión del evento.
3. Datos recogidos
Los datos recogidos podrán incluir, según el formulario utilizado:
- Nombre y apellidos.
- Correo electrónico.
- Empresa.
- Cargo profesional.
- País o región.
- Teléfono, cuando corresponda.
- Sector o actividad profesional.
- Categoría de asistencia.
- Fecha de registro y estado de confirmación.
- Código QR o identificación de acreditación.
- Cualquier otra información facilitada voluntariamente por el participante.
4. Cesión de datos a colaboradores y partners
Al registrarse, el participante reconoce y acepta que sus datos profesionales de registro podrán ser compartidos con colaboradores seleccionados del evento, patrocinadores, expositores, instituciones, espacios, proveedores técnicos y empresas de servicios cuando sea necesario o útil para la organización, promoción, networking o desarrollo comercial del evento.
Esto puede incluir listados de asistentes, información de empresa, datos de contacto profesionales, estado de registro u otra información relevante vinculada a la asistencia profesional del participante.
5. Derechos de imagen, vídeo y audio
Ibiza MICE Summit® es un evento profesional público en el que se podrán realizar fotografías, grabaciones de vídeo y grabaciones de audio.
Al registrarse y asistir al evento, el participante autoriza al organizador, colaboradores y equipos de comunicación autorizados a captar, grabar, reproducir, publicar y utilizar su imagen, voz y participación en fotografías, vídeos, entrevistas, resúmenes del evento, materiales promocionales, notas de prensa, páginas web, newsletters, revistas y redes sociales.
Esta autorización incluye su publicación en, entre otros:
- La página web oficial de Ibiza MICE Summit®.
- Redes sociales como LinkedIn, Instagram, Facebook y YouTube.
- Revistas impresas o digitales del evento.
- Canales de comunicación institucionales y de colaboradores.
- Materiales promocionales futuros relacionados con el evento o próximas ediciones.
El participante entiende que las imágenes podrán utilizarse con fines de comunicación, promoción, difusión comercial e histórico-documental relacionados con Ibiza MICE Summit® y el sector MICE.
6. Comunicaciones comerciales
Al enviar el formulario de inscripción, el participante acepta recibir comunicaciones relacionadas con Ibiza MICE Summit®, incluyendo actualizaciones del evento, información práctica, novedades de colaboradores, futuras ediciones, invitaciones, oportunidades profesionales y contenidos relacionados con el sector MICE.
El participante podrá solicitar dejar de recibir estas comunicaciones en cualquier momento escribiendo a:
7. Base legal del tratamiento
El tratamiento de los datos personales se basa en el consentimiento del participante, la necesidad de gestionar su inscripción y asistencia, el interés legítimo del organizador en promocionar y gestionar el evento, y el cumplimiento de obligaciones legales cuando corresponda.
8. Conservación de los datos
Los datos personales podrán conservarse durante el tiempo necesario para gestionar el evento, cumplir obligaciones legales, mantener el histórico del evento, elaborar informes y comunicar futuras ediciones o actividades profesionales relacionadas, salvo que el participante solicite su supresión cuando legalmente sea posible.
9. Derechos del participante
Los participantes podrán ejercer sus derechos de acceso, rectificación, supresión, limitación del tratamiento, oposición y portabilidad escribiendo a:
La solicitud deberá identificar claramente al participante y el derecho que desea ejercer.
10. Asistencia al evento y responsabilidad
La asistencia a Ibiza MICE Summit® es voluntaria. Los participantes son responsables de sus pertenencias personales, desplazamientos, estado de salud y comportamiento durante el evento.
El organizador adoptará medidas razonables para garantizar la correcta organización y seguridad del evento, pero no será responsable de pérdidas personales, robos, daños, incidencias de viaje, cancelaciones de servicios externos, situaciones personales o circunstancias fuera de su control razonable.
El organizador se reserva el derecho a modificar el programa, horarios, ponentes, organización del espacio o formato del evento cuando sea necesario por motivos organizativos, técnicos, de seguridad o fuerza mayor.
11. Aceptación
Al registrarse en Ibiza MICE Summit®, el participante confirma que ha leído y acepta esta Política de Privacidad y Condiciones de Registro del Evento.